Zamanı Verimli Kullanmak için 20 İpucu

Zamanı Verimli Kullanmak için 20 İpucu

Zamanı Daha Verimli Kullanmanızı Sağlayacak 20 İpucu

Photo by Aron Visuals on Unsplash

Bu makaledeki 20 maddeyi hayatınıza uygulayarak zamanınızı daha verimli kullanabilirsiniz. Bunun için vakit kaybetmeden, zamanı yani gününüzü nasıl daha verimli geçirebilirsiniz bakalım.

1. Hedefler Belirleyin ve Onlara Bağlı Kalın

Hedefler bir navigasyon gibidir. Bize bir başlangıç ​​noktası ve hedefimize nasıl ulaşacağımızla ilgili adım adım talimatlar verirler. Ayrıca bizi bu konuda motive ederler.

İşe başlamadan önce hedeflerinizi netleştirin ve bu yolda ilerleyin. Bu, size sadece bir amaç vermekle kalmayacak, aynı zamanda zamanınızı nasıl kullanmak istediğinizi belirlemenize de yardımcı olacaktır.

Hedeflerinize ulaşmak için denemeniz gereken dört strateji vardır:

  • AKILLI hedef formülü: Hedeflerinizin her zaman Spesifik, Ölçülebilir, Ulaşılabilir, Alakalı ve Zamana Bağlı olduğundan emin olun.
  • RPM: Tony Robbins tarafından geliştirilen bu strateji, hedeflerinize ulaşmak için üç adım içerir: amaçları yazmak, zamanı bölümlere ayırmak ve hedefinize ulaşmak için bölümler halinde bir plan.
  • İlk olarak aksiyon alabileceğiniz adımlarla başlayın: Önce bir hedef belirlemek yerine, hedef sürecinin ortasından başlayın. Bu yaklaşımı kullanmak aslında ne kadar zaman ve çaba gerektireceğini daha iyi anlamanıza yardımcı olur.
  • Bir SWOT analizi çalıştırın: SWOT analizi güçlü ve zayıf yönlerinizi anlamanıza, fırsatların farkına varmanıza ve karşılaşabileceğiniz tehditleri görmenize yardımcı olacak faydalı bir tekniktir. Güçlü yönler, zayıf yönler, fırsatlar ve tehditler; bu dört alandaki zorlukları belirleyin. Bunu bildiğiniz sürece, bu engellerin üstesinden gelmenin yollarını arayabilirsiniz.

2. Bir Çalışma Planı Oluşturun

Hedeflerinizi bir listeye, iş, toplantılar ve ev işleri gibi yapılması gereken her şeyle birlikte ekleyin. Bunu aklınızda tutmanıza gerek olmadan bir deftere veya kağıda yazmanız yeterlidir. İsterseniz Evernote, Google Keep veya Todoist gibi dijital araçları da kullanabilirsiniz.

Bazılarınız için bu, uzun ve göz korkutucu bir liste olabilir. Ancak vazgeçmeyin. Listenizi gözden geçirin ve listenizi tarihlere göre düzenleyerek işinizi kolaylaştırın. Yapılacak işler listesine son tarihleri ve önceden planlanmış etkinlikleri yazın. Ayrıca, yalnızca şu anda ilgilenmeniz gereken önemli konulara da odaklanın.

Listenizin geri kalanına, yapmanız gereken ancak acil olmayan işleri daha sonra yapılacak olarak kaydedin. Farklı kişiler tarafından yapılacak işler veya dış kaynaklardan temin edilebilecek öğeler varsa, bunları o kişilere atayın. Ayrıca, zamanınızı verimli kullanmanızı engelleyen bir şey varsa, bunları listenizden silin.

3. Etkili Zaman Yönetimi: Eisenhower Matrisi

Listeniz hedeflere ulaşmak için etkili olsa bile, bunu uygulamak hala zordur. Bunun için, popüler Eisenhower Matrisi gibi bir öncelik matrisi kullanmak mantıklı olacaktır. Bu matrisin amacı tüm görevleri dört eşit parçaya bölerek gerçekleştirmektir.

  1. Önemli ve acil: Hemen yapılması gereken temel öğeler.
  2. Acil ama önemli değil: Sizi rahatsız etmemeleri için bir başkasına devredilebilecek sorumluluklar.
  3. Önemli ama acil değil: Hala dikkatinizi vermenizi gerektiren etkinlikler, ne zaman yapılacağına karar ver.
  4. Önemli değil ve acil değil: Listenizden tamamen çıkarılması gereken zaman kaybı öğeler.

Eisenhower Matrisi

4. En Önemli Göreve Odaklanın

En önemli görev, bugün yapmak istediğiniz ya da ihtiyaç duyduğunuz tek şeydir. Her zaman belirlediğiniz hedeflerle aynı hizada olmalıdır.

5. Hedefleri A, B, C Olarak Derecelendirin

Zamanınıza öncelik vermenin bir başka yolu, listedeki her şeyi A, B ve C derecelendirmektir. Steve Tobak'a göre, sistem şu şekilde çalışıyor:

  • A = kritik şeyler. Bunlar hemen yapılması gereken öğelerdir.
  • B = her zamanki gibi görevler. Kısa ve uzun vadeli hedeflerinize ulaşmak için odaklanmanız gereken her şey.
  • C = diğer her şey. Bunlar, yapılsa güzel olurdu denecek türden şeylerdir.

6. Aşırı Yükleme Yapmadan Belli İşlere Yönelin

Sık sık kendimizi FOMO (başkalarının yaptıklarıyla sürekli olarak bağlantıda kalma arzusu) ile “hayır” demek arasında buluyoruz. Ayrıca, çok çalıştığımızı göstermek için bir gün içinde mümkün olduğunca kendimizi sıkıp baskı altına alıyoruz. Gerçekte ise yaptığımız işe ne kadar çok ekleme yaparsak, o kadar az ilerleme kaydederiz. Çünkü doğru şeylere zaman harcamak yerine, bir günde ne kadar iş yaptığımıza odaklandık.

Hayatınızı bu konuda düzene sokmak size yardımcı olabilir. Stresi azaltır, daha az karar vermenizi sağlar ve sizi gerçekten önemli olan şeylere daha fazla zaman ayırmaya teşvik eder.

Amy Jen su, önceliklerinizi filtreleyerek bunu yapabileceğinizi söylüyor. Amy, ”Öncelikleri belirlemek için birkaç alan seçin; bu beynin aşırı bilgi yüklemesini yönetmesine yardımcı olabilir." diye açıklıyor. En önemli dürtünüz; amacınız, güçlü yönleriniz ve deneyiminiz olacak. Tutkunuz sizi motive eden ve heyecanlandıran şeyler olacaktır.

7. Ölçeklendirme Metodunu Kullanın

Ölçeklendirme yöntemi Lifehack'ın kurucusu ve CEO'su Leon Ho tarafından geliştirilmiştir. Yapılacaklar listenizi öncelik matrisine benzer şekilde önem ve alacağınız avantajlara göre organize etmenizi gerektirir.

Ancak burada, görevlerinizin her birinin önceliğini aşağıdaki yollarla belirlersiniz:

  • Düşük Maliyet + Yüksek Fayda: Bunlar tamamlanması kolay görevlerdir, ancak sizi hedeflerinize bir adım daha yaklaştırır.
  • Yüksek Maliyet + Yüksek Fayda: Burada büyük görevleri daha küçük ve daha yönetilebilir görevlere ayırabilirsiniz.
  • Düşük Maliyet + Düşük Fayda: Bunlar, gelen kutunuzu kontrol etmek gibi en düşük öncelikli görevleriniz olacaktır.
  • Yüksek Maliyet + Düşük Fayda: Bunlar zaman kaybıdır, devredilebilir veya elenebilir görevlerdir.

8. % 20'nizi Keşfedin

80/20 kuralı İtalyan iktisatçı ve sosyolog Vilfredo Pareto tarafından geliştirildi - bu yüzden Pareto İlkesi olarak da biliniyor. Choncé Maddox'un açıkladığı gibi, bu kural “sonuçlarınızın % 80'inin çabalarınızın % 20'sinden geldiğini belirtir.

Bu, çalışmanıza öncelik vermenize nasıl yardımcı olur? Choncé'ye göre, “Çabalarınızın % 20'sinin sonuçlarınızın % 80'ine yol açtığını tespit ettiyseniz, bu % 20'lik marja öncelik vermek ve bunları iyileştirmek gerekir.

Bunu göz önünde bulundurarak, her zaman önce % 20'nize önem verin. Bu sizi zorluyorsa, “Gün içinde, bitirdiğinizde sizi rahatlatacak başka herhangi bir görev var mı?” gibi sorular arayın.

İlginizi
çekebilir
Odaklanmanıza Yardımcı Olacak 8 Android Uygulaması

9. Hedefleriniz İçinde Seçim Yapın

Aklınızdaki ilk 25 hedefi yazarak başlayın. Sonra, en önemli olduğunu düşündüğünüz beşini daire içine alın. Kalan diğer 20 hedefi, en önemli 5 hedefe tüm vaktinizi ayırabilmek için bırakın.

10. Son Teslim Tarihlerine Dikkat Edin

Atalarımızın dediği gibi iki karpuz bir koltuğa sığmaz. Yani olması gerekenden daha fazla iş yüklemeyin kendinize ve elinizdeki işin son teslim tarihine odaklanın.

11. Dürüstlük En İyi Politikadır

Kendinize karşı dürüst değilseniz, zamanınıza öncelik veremezsiniz. Tüm yapılacaklar listenizi bir günde tamamlamanız çok iyi olurdu. Ancak bu genelde mümkün değildir.

Bir günde gerçekçi bir şekilde ne kadar iş yapabileceğiniz konusunda dürüst olun. Ve yapmanız gereken her şey için gereken uygun zamanı bulmak için elinizden geleni yapın.

12. Her Günün Tadını Çıkarın

Kişisel olarak, bu herkes için en öncelikli konu olmalıdır. Tabii ki, bu dikkatsizce yaşamak anlamına gelmez. Her şey akıllıca vakit geçirmekle ilgilidir. Bu, ailenizle zaman geçirmek için işten erken çıkmak anlamına geliyorsa, öyle yapın.

13. Önce Gözünü En Çok Korkutan İşi Yap

Mark Twain'in söylediği ünlü söz gibi, “Bir kurbağa yemek sizin işinizse, sabah ilk iş bunu yapmak en iyisidir.” Başka bir deyişle, en zorlu veya gözünüzü korkutan görevi erken tamamlamaya odaklanın. Ayrıca bu zaman dilimi en fazla enerjiye sahip olduğumuz zamandır.

14. Dikkat Dağıtıcı Öğelerle İlgilenin

Başlamak için en kolay yer akıllı telefon bildirimlerinizi kapatmak olacaktır. Telefonunuzu kapatabilir, 'Rahatsız Etmeyin' özelliğini açabilir veya uygulamaları belirli bir süre engelleyebilirsiniz. FOMO'dan kaçınmak için bu bildirimlerinizi belirli aralıklarla kontrol edin.

Başka bir seçenek sessiz bir yerde çalışmaktır. Bu mümkün değilse, gürültü önleyici kulaklıklar alın ve ofis kapınızı kapatın.

Ve yalnızca bir amaca hizmet eden zaman isteklerini kabul edin. Örneğin, ekibinizle bir durum toplantısı yerine, herkesin nerede olduğunu görebilmeniz için proje yönetimi yazılımını kullanın.

15. Araç Çantanızı Kontrol Edin

Ne iş yaparsanız yapın, herkesin tornavida, pense, metre ve çekiç gibi temel bir alet setine ihtiyacı vardır. Aynı şey zamanınıza öncelik vermek için de geçerlidir. Bir planlayıcı ve takvim temel üretkenlik araç setinizdir. Zamanınızı organize etmek ve yönetmek için bunlara ihtiyacınız vardır.

Bununla birlikte, tam ihtiyaçlarınızı karşılamak için araçlara da ihtiyacınız olacaktır. Başkalarıyla çalışıyorsanız, proje yönetimi yazılımı, AI ve makine öğrenimine dayanan Takvim gibi zamanlama uygulamaları gibi araçları edinin. Önemli şeylere daha fazla zaman ayırabilmeniz için onlara ihtiyacınız olacak.

16. Bir Oyunlaştırma Sistemi Kullanın

Hedeflere giderken oyunlaştırma yoluyla içsel motivasyonunuzdan yararlanabilirsiniz. Örneğin, hedeflerinizi mikro hedeflere ayırın ve her aşamayı tamamladığınızda kendinizi ödüllendirin. Diyelim ki bir rapor yazmayı bitirmek için kendinize bir süre tanıdınız. Bunu başardığınızda kendinize istediğiniz bir ödülü alın.

İlginizi
çekebilir
Parlayan Nesneler Sendromunu Önlemek ve Odaklanmak

17. Düzeltilemeyen Şeylerle Uğraşmayın

Devamlı bozulan bir cihazınız olduğunu varsayalım. Ne zaman kullanmak isteseniz bozuluyor. Kaç kere tamire gitti ama hep aynı hatayı veriyor. Bu sadece zaman ve para kaybı değil, aynı zamanda stresli bir durumdur. Bozulmaya eğilimli bir cihazla uğraşmak yerine, yeni bir cihaza yatırım yapın, böylece zevk aldığınız bir şeyi yapmak için daha fazla zaman harcayabilirsiniz.

Buradaki püf nokta para harcamak değil. Bir şey bozulduğunda, her zaman düzeltmeye değmez.

18. Tersten Planlama Yapın

Peking Üniversitesi HSBC Business School İşletme Bölümü'nde yardımcı doçent ve Psikolojik Bilimlerde yayınlanan bir makalenin ilk yazarı Jooyoung Park, “Kapsamlı araştırmalar planlamanın faydalarını gösterse de, insanların planlar yapma biçimlerine ve sonraki hedef arayışları üzerindeki etkilerine çok az dikkat edilmiştir” diyor.

Çalışması, daha karmaşık görevler söz konusu olduğunda, geriye doğru planlamanın daha etkili olduğunu buldu. Neden mi? Sizi gerekli adımı tahmin etmeye, orijinal plana bağlı kalmaya ve daha az baskı hissetmeye zorlar.

19. Çalışmanızın Kaydını Tutun

Çalışmanızın kaydını tuttuğunuzda, yaptığınız her görevin ne kadar sürede tamamlandığını göreceksiniz. Böylece, zamanınızı daha doğru ve gerçekçi bir şekilde planlamak için daha yetkin olacaksınız. Hangi yinelenen görevlerin zamanlanabileceğini veya devredilebileceğini görmek için bunu başvuru kılavuzu olarak da kullanabilirsiniz.

20. Kendi Önceliklendirme Sisteminizi Oluşturun

Son olarak, sizin için en uygun olanı yapın. Başka birinden ilham almış olsanız bile, özel ihtiyaçlarınızı karşılayan kendi ayarlarınızı yapın.

Ogznet.com